Kick-off van het project SPM: gebruik van de Balanced Scorecard als beheersinstrument
Mijnheer de Directeur-generaal,
Dames en Heren,
Geachte genodigden,
De grondtoon van mijn oriëntatienota over het strafbeleid en het gevangenisbeleid van juni 1996 ten tijde van mijn eerste ambtstermijn als minister van Justitie, was de bezorgdheid om een performante justitie en een efficiënte, coherente en doelmatige strafuitvoering.
Het verheugt me dan ook vast te stellen dat het directoraat-generaal penitentiaire inrichtingen vandaag de schijnwerpers richt op een proces dat te dikwijls door de sterke media-aandacht voor incidenten en disfuncties aan de bredere aandacht is ontsnapt, met name de stapsgewijze groei naar integrale kwaliteitszorg, met als bijzonder aandachtspunt de introductie van een boordtabel (of “balanced scorecard”) in de gevangenissen. Deze nadrukkelijke aandacht voor kwaliteit in de uitvoering van de opdrachten en de dienstverlening, stel ik ten zeerste op prijs.
Ook in het managementplan van de FOD Justitie werden de basisprincipes weerhouden van hoe onze FOD als performante organisatie wil werken:
- klantgericht,
- resultaatgericht,
- kwaliteitsgericht, en
- netwerkgericht
En in zijn visieverklaring benadrukt het directoraat-generaal penitentiaire inrichtingen dat het de ambitie heeft een toonaangevende dienstverlener te zijn, en dit op basis van het professionalisme van zijn medewerkers, resultaatgericht werken en integrale kwaliteitszorg.
Dit alles kan uiteraard slechts stapsgewijs gerealiseerd worden, maar het geeft fundamenteel een streven naar uitmuntendheid vanwege het gevangeniswezen te kennen.
"Het uiteindelijke doel is dat door een performantere werking van de entiteiten van EPI de beleidsdoelstellingen van Justitie beter gerealiseerd worden"
In de publieke sector doen sinds enkele decennia moderne managementtechnieken hun intrede met het oog op het verhogen van de efficiëntie, klantgerichtheid en effectiviteit. Zowel op nationaal als internationaal vlak zijn er tal van overheidsorganisaties die succesvolle resultaten geboekt hebben. Het directoraat-generaal penitentiaire inrichtingen mag deze trein niet missen.
Met het creëren van een coherent en allesomvattend model van meten wordt het aansturen van de organisatie beter mogelijk in de richting van performantie en continu verbeteren met voortdurende aandacht voor resultaten. Bovendien kunnen hiermee de resultaten en voortgang duidelijker worden aangetoond.
De gevangenissen stelden in juni 2006 voor het eerst hun operationeel plan op. Hiermee zetten ze de doelstellingen uit die hen moeten in staat stellen hun missie en deze van het directoraat-generaal te realiseren. En bij de realisatie van deze doelstellingen, die worden bereikt via projecten en acties, dienen medewerkers zoveel mogelijk rechtstreeks betrokken te worden.
Om gemakkelijk het overzicht te houden op de vooruitgang van deze projecten en om na te gaan in welke mate de doelstellingen werden bereikt, werd op zoek gegaan naar een opvolgingsinstrument. Het is dat instrument dat hier vandaag in de gevangenis te Ruiselede wordt voorgesteld.
Met een dergelijke tool zijn de leiding en de medewerkers van de gevangenissen beter dan vroeger in staat te zien of men op koers blijft met de projecten en acties. Hierdoor wordt vermeden dat door de drukte van de dagelijkse opdrachten en onverwachte dringende zaken het operationele plan in de vergeethoek geraakt.
De balanced scorecard of boordtabel toont op ieder ogenblik toont hoe performant een organisatie is, en dit bekeken vanuit vier strategische dimensies: klanten, processen, middelen en innovatie. Het laat het gevangenismanagement toe de voortgang van de activiteiten te visualiseren in de vorm van een boordtabel en laat toe tijdig bij te sturen indien nodig.
Het instrument is te vergelijken met het instrumentenbord in een cockpit dat aangeeft op welke hoogte men vliegt, hoe snel en in welke richting, of er voldoende brandstof is, enzovoort. Het laat een visualisering en vertaling van het managementplan toe tot op niveau van de individuele medewerker toe en het complexe geheel te beheren en beheersen.
Een voordeel van de vandaag beschreven tool is eveneens dat de bedrijfsvoering binnen de organisatie meer geschiedt op basis van feedback over de resultaten. De focus wordt hiermee verlegd van input naar output en effect voor wat betreft de kritieke domeinen van de organisatie.
Het uiteindelijke doel is dat door een performantere werking van de entiteiten van EPI de beleidsdoelstellingen van Justitie beter gerealiseerd worden; dit willen zeggen: komen tot een coherente en doeltreffende strafuitvoering.
Ter ondersteuning van de methodiek heeft het directoraat-generaal EPI gekozen voor de softwaretool SPM welke de mogelijkheid biedt tabellen, grafieken, views en commentaar weer te geven die kunnen geraadpleegd worden via een webbrowser en die toegankelijk worden gemaakt via het intranet. De details worden u straks door de projectleiders uit de doeken gedaan.
Ik heb ook begrepen dat het nieuwe instrument sinds 2006 werd geïntroduceerd in de gevangenis te Gent die als piloot heeft gefungeerd, en dat vanaf 2008 met een roll-out is gestart in alle gevangenissen die loopt tot 2011 en dat ook op het centrale niveau de implementatie gepand is.
De gehanteerde logica van dit project komt er dus op neer dat bij middel van een professionele managementmethode een sterke bijdrage wordt geleverd tot een performantere werking van de entiteiten en dat daardoor het geheel van EPI beter gaat functioneren, wat uiteindelijk zichtbaar wordt in een verbetering van de strafuitvoering.
Deze performantie van de organisatie behelst niet alleen de beheersmatige performantie, maar ook op wat Prof. Liebling uit Cambridge de ‘morele’ performantie, dit wil zeggen de kwaliteit van leven en de interne rechtspositie van de gedetineerde in de penitentiaire inrichting.
Uit wat me gerapporteerd werd, kan ik opmaken dat het project nu toch al een ganse weg heeft afgelegd:
- een generieke set van indicatoren voor het DG EPI is inmiddels ontwikkeld voor een aantal cruciale domeinen. Deze betreffen het aanwenden van de middelen, het huishoudelijk reglement, de infrastructuurwerken in eigen beheer, een proactief personeelsbeheer, de basiszorg voor de gedetineerden, de bijsturing van de kernprocessen en het gedetineerdenregime
- de toepassing is inmiddels geïmplementeerd in de gevangenissen te Gent, te Ruiselede, te Andenne en te Hoei
- de behoeften zijn bepaald op het vlak van ICT, software, opleiding en ondersteuning
In een volgende fase zal een helpdesk worden gecreëerd en zal tot 2011 de verdere uitrol gebeuren over de andere gevangenissen.
Dames en Heren, de expliciete aandacht vanuit het gevangenismanagement voor integrale kwaliteitszorg in de bedrijfsvoering en een performante dienstverlening treed ik ten volle bij en verleen er mijn volle steun aan.
Ik wens de directeur-generaal, de projectleiders en de beleidsverantwoordelijken van de gevangenissen te feliciteren met dit bijzonder waardevol project, dat ik verder alle succes toewens.
Ruiselede 5 maart 2009
Stefaan De Clerck
Minister van Justitie